تعاریف پروژه و مدیریت بر مبنای پروژه و ویژگی‌های آن

در این مطلب، رویکرد نوین «مدیریت بر مبنای پروژه» در مدیریت سازمان ارائه می شود که در آن، مدیر برای اداره بهتر سازمان، فعالیت‌ها را به صورت پروژه تعریف کرده و بر انجام آنها نظارت می‌کند. علاوه‌بر این، امروزه بسیاری از سازمان‌ها، اهداف سازمان را به صورت پروژه‌های چند ماهه یا چند ساله تعریف کرده و میزان دستیابی به این اهداف را مورد ارزیابی قرار می‌دهند. این رویکرد نوین، مدیریت بر مبنای پروژه (MBP) نامیده می‌شود. برای بیان فرهنگ و ساختار و همچنین مزایا و معایب این رویکرد، می‌بایستی ابتدا پروژه و ویژگی‌ها و همچنین مراحل آن را بشناسیم. پروژه، معمولاً به صورت مجموعه‌ای از فعالیت‌ها که برای دستیابی به منظور یا هدف خاصی صورت می‌گیرد، تعریف می‌شود. (شیرمحمدی، 1381) از دید ترنر پروژه تلاش یا فعالیتی است که در آن انسان یا منابع مادی یا مالی به گونه خلاقانه ای سازماندهی می شوند تا محدوده کاری مشخص و منحصر به فردی را انجام دهند. کاری با مشخصات داده شده و محدودیت های زمانی و مالی، تا به تغییرات مطلوب که از قبل به صورت کیفی و کمی مشخص شده است برسیم. (Turner, 1999) به بیانی دیگر پروژه تلاشی که در آن منابع (مالی، مادی، انسانی و...) برای رسیدن به تغییری سودمند به صورت جدیدی سازماندهی می شوند تا محدوده یکتایی از محصول با مشخصات معین و در یک محدوده زمانی و هزینه معین برای رسیدن به تغییری مطلوب که اهداف آن به صورت کیفی و کمی مشخص شده است بدست آید. تعریف استاندارد PMBOK عبارت است از اینکه: پروژه فعالیتی موقت است که برای تولید یک محصول یا ارائه یک خدمت منحصر بفرد به کار می‌رود. بر طبق این تعریف، پروژه دارای این ویژگی‌هاست: 1. موقتی بودن: به این معنا که وقتی پروژه‌ای تعریف می‌شود، می‌بایستی زمان شروع و اتمام آن کاملاً مشخص باشد. 2. محصول و خدمات منحصر بفرد: یعنی پروژه‌ها از نظر محصول یا محیط منحصر به فرد بوده و اگر پروژه‌ای پس از اتمام، به صورت مداوم در سازمان اجرا شود، به آن عملیات گفته می‌شود. سازمان PMI، در PMBOK مدیریت پروژه را به صورت به‌کارگیری دانش مهارت، ابزار و تکنیک‌ها برای طرح‌ریزی و انجام فعالیت‌ها مطابق با نیازها و انتظارات ذینفعان تعریف می‌کند. ذینفعان کسانی هستند که به صورت فعال در پروژه حضور داشته و یا علائق و سلایق آنها ممکن است به صورت مثبت یا منفی در نتایج اجرای پروژه و تکمیل آن اثر بگذارد. مدیریت پروژه هنر و علمی است که چشم انداز Vision را به واقعیت reality تبدیل می کند. . (Turner, 1999) همچنین، استاندارد مجموعه دانش مدیریت پروژه PMBOK بیان می‌کند که برای مدیریت مؤثر پروژه، علاوه‌بر ابزار و تکنیک‌ها، ساختار تجزیه کار، آنالیز مسیر بحرانی و به‌کارگیری دانش و مهارت آن، به 5 کاردانی و خبرگی نیازمند است: 1. مجموعه دانش مدیریت پروژه 2. به‌کارگیری دانش، استانداردها و قوانین 3. فهم محیط پروژه 4. دانش و مهارت‌های عمومی مدیریت 5. مهارت‌های بین فردی (ارتباط با افراد) ترنر، هفت ویژگی لازم برای مدیران موفق پروژه را بر می‌شمارد: 1. توانایی حل مسئله 2. نتیجه محور بودن 3. با انرژی، مبتکر و خلاق بودن 4. اعتماد به نفس 5. داشتن چشم‌انداز 6. ارتباطات 7. توانایی مذاکره . (Turner, 1999)