نمونه‌ای از روش اجرایی کنترل مدارک و سوابق

هدف
- تشریح نحوه تدوین و کنترل مدارک سیستم مدیریت کیفیت برای حصول اطمینان از: تصویب مدارک قبل از صدور، بازنگری و بروزرسانی مدارک، استانداردها و مشخصات مهندسی مشتری، دسترسی به مدارک معتبر در مکان‌های مورد استفاده، خوانایی و قابلیت شناسایی مدارک، شناسایی و کنترل مدارک برون سازمانی و پیشگیری از استفاده سهوی از مدارک منسوخ
- تشریح نحوه نگهداری و کنترل سوابق سیستم مدیریت کیفیت جهت اثبات جاری بودن سیستم و اجرای اثربخش آن

دامنه کاربرد
دامنه این روش اجرایی شامل تمامی مدارک درون سازمانی، برون سازمانی و سوابق سیستم مدیریت کیفیت بوده و در تمامی واحدهای سازمان کاربرد دارد.

مسئولیتها
- مدیر تضمین کیفیت: نظارت مؤثر و مستمر بر حسن اجرای روش اجرایی و همکاری در اجرای آن در مواردیکه در روش اجرایی پیش بینی شده است.
- کلیه معاونان، مدیران و کارکنان واحدهای سازمان در زمینه شناسایی نیاز به تدوین مدارک جدید یا بازبینی مدارک جاری از طریق ارائه پیشنهادات و نظرات خود با مدیر تضمین کیفیت همکاری خواهند داشت.

تعاریف
- مدارک فنی: عبارت است از کلیه مدارک مهندسی اعم از نقشه‌ها، پروسس پلان‌ها، طرح‌های کیفیت و جداول استاندارد
- مدارک غیر فنی: عبارت است از کلیه مدارک سیستمی اعم از نظامنامه کیفیت، روش های اجرایی، دستورالعمل‌های کاری، جداول و فرمها
- سوابق: عبارت است از مستنداتی که شواهد عینی از فعالیت‌های انجام گرفته یا نتایج حاصله را بدست می‌دهد.

شرح اقدامات
روند تهیه و تصویب مدارک بشرح زیر خواهد بود:
- تهیه کننده: مدیر تضمین کیفیت یا اصلی ترین مسئول اجرایی مستند تدوین شده
- تصویب کننده: مدیرعامل
لازم به ذکر است اخذ درخواست تهیه یا اصلاح مدارک می‌تواند توسط مشتریان، قسمتهای ذیربط داخل سازمان (کمیته های چند تخصصی)، پیمانکاران فرعی و منابع قانونی باشد.

تهیه مدارک:
پس از دریافت هرگونه پیشنهاد طبق فرم درخواست تهیه یا اصلاح مدارک به کد: P01-F02 و یا احساس نیاز به تهیه هرگونه مدرک (فنی و غیر فنی)، این موارد در کمیته راهبری مورد بررسی قرار گرفته و پس از تایید به مرکز اسناد تضمین کیفیت جهت تایپ و تهیه پیشنویس ارجاع داده می‌شود و بعد از تایپ اولیه به کمیته راهبری برگشت داده شده و پس از تایید کمیته راهبری، مدرک جهت طی روند تهیه و تصویب ارسال می‌گردد. سپس از طریق مرکز اسناد نسبت به کدگذاری طبق جدول زیر و درج اولین بازبینی (بازبینی 0) اقدام می‌شود و به تعداد مورد نیاز کپی تهیه شده و پس از زدن مهر "APPROVED" سبز رنگ طبق فرم توزیع مدارک به کد: P01-F03 به محلهای مورد نیاز توزیع می‌گردد.

نام مدرک

کد مدرک

نظامنامه کیفیت (Quality Manual)

.....-QM

خط مشی کیفیت (Quality Policy)

.....-QP

چارت سازمانی (Organization Chart)

.....-OC

شناسنامه فرآیند (Process Identification)

.....-PI+Serial Number

نقشه فرآیندها (Process Map)

.....-PM

شرح وظایف سازمانی (Functional Statement)

.....-FS

روش اجرایی(Procedure)

P+Serial Number

دستورالعمل(Instruction)

I+Serial Number

فرم(Form)

.....-QM/.....-BP/.....-FS/P/I+Serial Number+F+Serial Number

جدول(Table)

.....-QM/.....-BP/.....-FS/P/I+Serial Number+T+Serial Number

اصلاح مدارک:
پس از دریافت هرگونه درخواست اصلاح طبق فرم درخواست تهیه یا اصلاح مدارک به کد: P01-F02، این درخواست توسط کمیته راهبری مورد بررسی قرار گرفته و درصورت تایید و امکان اصلاح به مرکز اسناد ارجاع داده شده تا نسبت به اصلاح و اعمال تغییرات درخواستی اقدام گردد. مرکز اسناد تضمین کیفیت پس از اعمال تغییرات، شماره بازبینی مدرک را یک شماره بیشتر از شماره بازبینی قبلی درج می‌کند. همچنین در مورد فرمهایی که محتوای آنها خود بعنوان مدرک می‌باشد (مانند: طرح کنترل، روش ساخت و ...) یک شماره که با (/) از شماره بازبینی جدا می شود، ذکر ‌شده که نشان‌دهنده ویرایش محتویات آن است. بعد از تغییر بازبینی و ویرایش (درصورت وجود)، مدرک را جهت تایید نهایی به مسئولین مربوطه ارسال نموده و بعد از اخذ تاییدیه به تعداد مورد لزوم کپی تهیه و پس از درج مهر "APPROVED" سبز رنگ و جمع‌آوری بازبینی یا ویرایش قبلی نسبت به توزیع آن اقدام می‌نماید. مدیر تضمین کیفیت جهت حفظ یکپارچگی مستندات ضمن اعمال تغییر سند درخواست تغییر شده، بقیه اسناد مربوط با آن را نیز بررسی می نماید و در صورت نیاز، تغییرات این اسناد را نیز انجام می‌دهد.
یادداشت 1: در مورد تغییرات اعمال شده در خصوص مدارک فنی این بازنگری ظرف حداکثر یک هفته کاری انجام شده و همزمان با توزیع مدرک با بازبینی جدید از طریق کمیته راهبری زمان اعمال تغییرات در پروسه تولید نیز مشخص می‌گردد.
یادداشت 2: جهت اطمینان از به روز بودن مدارک برون سازمانی، سازمان هر شش ماه یک بار کلیه مدارک برون سازمانی مانند نقشه‌ها را استعلام می‌نمایند، همچنین استانداردها را نیز سالیانه یکبار استعلام و در صورت وجود ویرایش جدید به روز می‌نماید.

بایگانی:
جهت جلوگیری از هرگونه استفاده ناخواسته از مدارک منسوخ، درهنگام تحویل نسخ جدید پس از اخذ امضا از تحویل گیرنده در فرم توزیع مدارک به کد: P01-F03 تمامی نسخ قبلی توسط مرکز اسناد تضمین کیفیت جمع‌آوری و مهر "CANCELED" قرمز رنگ بر روی آن زده شده و یک نسخه در مرکز اسناد تضمین کیفیت در زونکن مربوطه نگهداری می‌گردد و از بقیه به عنوان چرک نویس در سازمان استفاده می‌شود.

حفاظت از مدارک:
جهت حفاظت از مدارک (مستندات سیستم مدیریت کیفیت، فرمها، نقشه‌های فنی، جداول استاندارد و ...) تمامی مدارک در کاورهای نایلونی در سطح قسمتهای مورد لزوم نگهداری می‌شود و نسخه اصلی آن مدرک در زونکنهای نگهداری مدارک در مرکز اسناد تضمین کیفیت به طرز صحیح و طبقه‌بندی شده بایگانی می‌گردد. در ضمن جهت جلوگیری از هرگونه از بین رفتن مدارک، در آخرین روز کاری هرماه از مدارک موجود Backup (بر روی CD) تهیه می‌شود.

مدت زمان نگهداری سوابق:
مدت زمان نگهداری سوابق از طریق کمیته‌های چند تخصصی مشخص شده و طبق جدول زیر عمل می گردد:

سوابق

مدت نگهداری

بازنگری مدیریت

3 سال

آموزش (تحصیلات، آموزشها، مهارتها و تجارب پرسنل)

ا سال بعد از اتمام همکاری

بازنگری قرارداد (بازنگری نیازمندیهای محصول)

3 سال

فروش
طراحی و بازنگری فرآیند ساخت

3 سال

تصدیق و صحه‌گذاری فرآیند ساخت

3 سال

طراحی (درونداد، برونداد، تصدیق، صحه‌گذاری و بازنگری)

دائمی

ارزیابی تامین‌کنندگان

ا سال بعد از اتمام همکاری

خرید داخلی

دائمی

خرید خارجی

دائمی

کالیبراسیون

تا پایان عمر تجهیزات

بازرسی و آزمون

2 سال

عدم انطباق (تجزیه و تحلیل و اقدامات)

3 سال

شناسایی و ردیابی

2 سال

مجوز ارفاقی

3 سال

آسیب‌دیدگی اموال مشتری

3 سال

انبارش
نگهداری و تعمیرات

تا پایان عمر ماشین

محصولات مرجوعی (تجزیه و تحلیل و اقدامات)

5 سال

ممیزی داخلی

3 سال

اقدام اصلاحی و پیشگیرانه

3 سال

پروژه‌های بهبود مستمر

3 سال

Backup CD مدارک سیستم مدیریت کیفیت

2 سال

مراجع و ضمائم
- فرم لیست آخرین بازبینی مدارک سیستم مدیریت کیفیت به کد: P01-F01
- فرم درخواست تهیه یا اصلاح مدارک به کد: P01-F02
- فرم توزیع مدارک به کد: P01-F03